Zarządzanie procesami biznesowymi to ogromne wyzwanie w większości organizacji. Wielu właścicieli firm zakłada, że jest to ogromny wydatek lub że jest to warte tylko w przypadku masowych procesów. Jednak BPM jest ważny bez względu na wielkość Twojej firmy. Oto kompletny przewodnik po zarządzaniu procesami biznesowymi za pomocą automatyzacji.
Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?
Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to sposób, w jaki firma tworzy, edytuje i analizuje przewidywalne procesy, które stanowią podstawę jej działalności.
Każdy dział w firmie jest odpowiedzialny za pobranie jakiegoś surowca lub danych i przekształcenie ich w coś innego. Każdy dział może obsługiwać kilkanaście lub więcej podstawowych procesów.
Zarządzanie procesami biznesowymi to dyscyplina organizacyjna, w której firma cofa się o krok i analizuje wszystkie te procesy w całości i indywidualnie. Analizuje aktualny stan i identyfikuje obszary wymagające poprawy, aby stworzyć bardziej wydajną i efektywną organizację.
Czy BPM przypomina zarządzanie zadaniami lub projektami?
Zarządzanie procesami biznesowymi nie jest ani zarządzaniem zadaniami (które koncentruje się na poszczególnych zadaniach), ani zarządzaniem projektami (które obsługuje jednorazowe lub nieprzewidywalne przepływy).
Zarządzanie projektami polega na obsłudze lub organizowaniu zestawu działań wynikających z projektu. Projekty te są często jednorazowe i niepowtarzalne. Gdy projekty te są dobrze zorganizowane, jak w przypadku prac budowlanych, używane jest oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak „Microsoft Project”. Trello, Asana lub Kissflow Project to dobre narzędzia do zarządzania zadaniami w projektach ad-hoc.
Zarządzanie procesami biznesowymi koncentruje się bardziej na powtarzalnych i ciągłych procesach, które przebiegają według przewidywalnego wzorca.
Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi ma znaczenie?
Niezorganizowane i niesystematyzowane złe procesy biznesowe mogą prowadzić do chaosu. Na poziomie indywidualnym ludzie widzą tylko jedną część procesu, a bardzo niewielu może zeskanować i zobaczyć pełne efekty procesu, gdzie się on zaczyna i kończy, jakie kluczowe dane są potrzebne oraz gdzie tkwią potencjalne wąskie gardła i nieefektywność.
Niezarządzane, chaotyczne procesy szkodzą biznesowi i prowadzą do co najmniej jednego z poniższych scenariuszy:
- Zmarnowany czas
- Więcej błędów
- Zwiększone poczucie winy
- Brak danych
- Zdemoralizowani pracownicy
Stosując zarządzanie procesami biznesowymi, organizacje mogą ulepszyć swoje procesy i zapewnić optymalne działanie wszystkich aspektów operacji.
Etapy cyklu życia BPM
Cykl życia zarządzania procesami biznesowymi (BPM):
Krok 1: Projektowanie
Większość procesów obejmuje formularz do zbierania danych i workflow do ich przetwarzania. Zbuduj swój formularz i określ, kto będzie właścicielem każdego zadania.
Krok 2: Model
Przedstaw proces w wizualnym układzie. Określ szczegóły, takie jak terminy i warunki, aby dać jasny obraz sekwencji zdarzeń i przepływu danych przez proces.
Krok 3: Realizacja
Uruchom proces, najpierw testując go na żywo z małą grupą, a następnie otwórz go dla wszystkich użytkowników. Upewnij się, że ograniczasz dostęp do poufnych informacji.
Krok 4: Monitorowanie
Miej oko na proces, który przebiega przez workflow. Korzystaj z odpowiednich wskaźników, aby identyfikować postępy, mierzyć wydajność i lokalizować wąskie gardła.
Krok 5: Optymalizacja
Podczas analizy zwróć uwagę na wszelkie zmiany, które należy wprowadzić w formularzu lub workflow, aby były bardziej wydajne. Rozważ kroki usprawniające procesy biznesowe.